Depuis des années, les comptes OneDrive des anciens employés restaient souvent dans Microsoft 365 sans que cela pose vraiment question. Une fois l’utilisateur parti, les données restaient là, au cas où.
Avec les nouvelles règles de Microsoft, cette approche n’est plus viable.
Aujourd’hui, un OneDrive sans licence n’est plus neutre. Il devient un élément à gérer activement, sinon il peut générer des coûts, des risques de conformité et même des pertes de données.
Ce qui change concrètement
Quand un utilisateur quitte l’entreprise ou perd sa licence Microsoft 365, son OneDrive ne disparaît pas. Les fichiers restent stockés dans le tenant.
La nouveauté, c’est que Microsoft change la gestion et la facturation de ces espaces :
- Après 60 jours, le OneDrive passe en lecture seule
- Après 93 jours, il est automatiquement archivé
- Les données restent accessibles pour des besoins légaux
- Sans action, elles peuvent finir par être supprimées définitivement
À partir de là, le stockage des OneDrive archivés devient payant.
Pourquoi c’est un vrai sujet pour les entreprises
Pris individuellement, le coût d’un OneDrive archivé reste faible.
Mais dans la réalité, les organisations accumulent souvent des dizaines, voire des centaines de comptes oubliés.
Chaque départ peut représenter :
- Des gigaoctets de documents conservés sans raison
- Des données sensibles sans propriétaire clair
- Des obligations légales à respecter
- Des frais mensuels qui s’additionnent discrètement
Dans plusieurs environnements que j’ai pu analyser, le volume de données liées à d’anciens employés est largement sous-estimé.
Le coût réel n’est pas que financier
Au-delà du stockage, il y a trois risques majeurs :
- Perte de connaissance
Des documents importants restent bloqués dans des OneDrive inaccessibles. - Conformité plus complexe
En cas d’audit ou de litige, retrouver et justifier les données devient plus difficile. - Gouvernance affaiblie
Plus il y a de comptes inactifs, plus l’environnement devient compliqué à maîtriser.
Comment évaluer votre situation
Le centre d’administration SharePoint permet maintenant d’identifier clairement les OneDrive sans licence.
On peut notamment repérer :
- Les comptes les plus volumineux
- Les anciens employés partis depuis longtemps
- Les données sous rétention
- Les doublons liés aux changements de poste
C’est souvent une étape qui réserve des surprises.
Les options possibles
Une fois les comptes identifiés, trois stratégies existent :
- Réactiver un compte si l’accès est encore nécessaire
- Migrer les documents importants vers SharePoint ou Teams par exemple
- Supprimer les comptes devenus inutiles
L’essentiel est de choisir, et non de subir une suppression automatique.
Quand : Juillet 2026
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