Microsoft continue d’améliorer la gestion du stockage dans Microsoft 365. Cette fois, avec une nouveauté très attendue : l’archivage au niveau du fichier dans SharePoint Online, via Microsoft 365 Archive.
Jusqu’ici, on pouvait seulement archiver des sites entiers. C’était utile, mais souvent trop radical. Aujourd’hui, je peux archiver des fichiers précis, tout en laissant le site actif et accessible. Et ça change beaucoup de choses.
Qu’est-ce que l’archivage fichier par fichier ?
L’idée est simple :
au lieu de passer tout un site en stockage “froid”, je sélectionne uniquement les fichiers qui ne servent plus au quotidien (anciens projets, contrats expirés, présentations obsolètes…).
Les fichiers archivés :
- restent dans SharePoint
- conservent les droits, les métadonnées et l’historique de versions
- sont stockés dans un palier de stockage moins cher
Le site, lui, reste actif. Les utilisateurs continuent de travailler normalement.
Un impact direct sur Copilot
Point très intéressant : les fichiers archivés sont exclus de Microsoft 365 Copilot.
Si Copilot vous remonte trop souvent :
- d’anciens documents,
- des contrats périmés,
- ou des supports qui n’ont plus de valeur,
l’archivage est un moyen rapide de nettoyer les réponses, sans toucher aux réglages de Copilot.
Archivage et stockage : ce qu’il faut bien comprendre
C’est le point qui surprend le plus.
Archiver un fichier :
- ne libère pas d’espace sur le site
- ne change pas la taille affichée du site
- ne modifie pas les quotas au niveau du site
En revanche, au niveau du tenant, le stockage change de catégorie :
- stockage actif
- stockage archivé
Et c’est là que se fait l’économie.
Si vous dépassez votre quota Microsoft 365 :
- le stockage actif est facturé plus cher
- le stockage archivé est facturé beaucoup moins cher
👉 On ne gagne pas de place, on réduit la facture.
Qui peut archiver ou restaurer un fichier ?
- Pour archiver un fichier : il faut des droits de modification
- Pour restaurer un fichier archivé : un simple droit de lecture suffit
C’est volontairement simple. Les utilisateurs sont autonomes, sans passer par l’IT.
À noter :
- pendant 7 jours après l’archivage, la restauration est immédiate
- après, elle peut prendre jusqu’à 24 heures
- une fois restauré, un fichier ne peut pas être réarchivé pendant 30 jours
Ce qu’il faut savoir avant d’activer la fonctionnalité
La fonctionnalité est en preview publique. Il y a donc quelques limites importantes.
Compatibilité applicative
Certains outils gèrent encore mal les fichiers archivés, notamment :
- Word et PowerPoint en ligne
- Teams et OneDrive (mobile)
- certains clients OneDrive plus anciens
- des applications comme Power BI ou Clipchamp
Les messages d’erreur ne sont pas toujours clairs. Il faut prévenir les utilisateurs.
Fichiers non éligibles
On ne peut pas archiver :
- les fichiers OneNote
- les pages SharePoint
- la bibliothèque Site Assets
- les agents SharePoint
Quand
- Preview publique : disponible actuellement
- Mise à disposition générale (GA) : juillet 2026
Source
- Microsoft Learn – Microsoft 365 Archive
- Microsoft 365 Roadmap
Cet article peut contenir des images générées par IA. Je mets un soin particulier dans chaque publication ; si toutefois vous repérez une erreur, n’hésitez pas à me le signaler !
